Produktivität: Mach mehr aus jedem Arbeitstag

Deadlines schrecken dich nicht, denn du weißt: Wenn der Stichtag naht, bist du längst fertig. Und obwohl du unzählige Aufgaben erledigst, hast du immer Zeit übrig – für spannende Extra-Projekte oder auch mal für einen frühen Feierabend.

Das trifft genau auf dich zu? Herzlichen Glückwunsch! Du bist ein Produktivitätswunder und brauchst unsere Ratschläge nicht.  

Das trifft leider noch nicht auf dich zu? Keine Sorge, wir zeigen dir, wie du ab sofort viel mehr aus deinem Zeitbudget machen kannst.

Mit diesen 5 Tipps machst du Zeitfressern den Garaus:

#1: Plane konkret, was du erreichen möchtest

Suche dir ein Zeitmanagement-System, mit dem du gut arbeiten kannst. Dabei ist es nicht entscheidend, ob du Personal Kanban, das Eisenhower-Prinzip oder die gute alte To-do-Liste vorziehst. Wichtig ist, dass du dich verbindlich darauf festlegst, welche Aufgaben du heute erledigen möchtest. So behältst du den Überblick und bleibst motiviert, denn jedes Mal, wenn du eine Aufgabe abhaken kannst, belohnt dich dein Körper mit einer frischen Dopamin-Ausschüttung.

#2: Vermeide unnütze Unterbrechungen

Die Arbeit geht dir leicht von der Hand. Die Ideen sprudeln und deine Finger fliegen förmlich über die Tastatur. Plötzlich klingelt dein Diensthandy. Jemand will dir etwas verkaufen. Als du mühsam deine Konzentration wiedergefunden hast, erscheint eine Push-Nachricht auf deinem Monitor  …

• Eine Studie von 2015 zeigt: Im Schnitt werden Angestellte alle 3 Minuten bei der Arbeit gestört. Natürlich ist nicht jede Unterbrechung negativ. Aber wenn wir alle paar Minuten aus unserer Arbeit herausgerissen werden, dann reduziert das merklich unsere Produktivität.
• Denn laut einer Studie der Forscherin Gloria Mark (University of California, Irvine), brauchen wir durchschnittlich 23 Minuten, um uns nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe zu fokussieren. Zeit, die sich schnell zu mehreren Stunden summiert – und die umso schmerzlicher fehlt, wenn wir bereits unter Zeitdruck stehen.
• Außerdem führen Unterbrechungen zu einer Verdoppelung der Fehlerrate. Dadurch sind zeitfressende Korrekturschleifen vorprogrammiert.  

Wir empfehlen daher: Beuge unnötigen Unterbrechungen vor:

1. Deaktiviere oder blockiere verzichtbare Push-Nachrichten auf deinem Mobilgerät und in deinen Browsern. Noch konzentrierter arbeitest du, wenn du dein Smartphone sicher in deiner Tasche verstaust.
2. Bestimme feste Zeitfenster, in denen du deine E-Mails liest und beantwortest – und ignoriere deinen Posteingang in der übrigen Zeit.
3. Bitte deine Kollegen freundlich, dich nur in dringenden Fällen zu unterbrechen, wenn du in deine Arbeit vertieft bist.

#3: Mach mal Pause

Klar, auch Pausen sind Unterbrechungen. Doch sie sind alles andere als unnütz. Ganz im Gegenteil: Pausen sind unverzichtbar, um deine inneren Batterien aufzuladen, deinen Arbeitsspeicher zu leeren – und dich bereit zu machen für eine weitere Runde produktiver Arbeit. Versuchst du hingegen, ohne Pause durchzuarbeiten, wirst du ablenkbar und fehleranfällig – und neigst vermehrt zu sogenannten „verdeckten Pausen“. Denn ob du willst, oder nicht: Irgendwann erzwingt dein Gehirn eine Auszeit. Dann ertappst du dich dabei, wie du ziellos im Internet surfst, Katzenvideos schaust oder schlicht vor dich hinträumst. Das Problem: In verdeckten Pausen erholst du dich nicht annähernd so gut wie in einer „richtigen“ Pause. Darum plane bewusst Auszeiten ein!

-> Fünf bis zehn Minuten Pause pro Stunde halten dich fit und leistungsfähig. Ideal sind Bewegungspausen, aber auch ein kleiner Plausch mit Kollegen kann zur Erholung beitragen.

#4: Erledige eine Aufgabe nach der anderen

Mit dem Projektbericht will es nicht so recht vorangehen. Kein Problem, dann erstellst du erst mal den neuen Mailverteiler. Das erweist sich aber als recht eintönig, darum beantwortest du ganz schnell die Anfrage eines neuen Interessenten … Wenn du so arbeitest, unterbrichst du dich ständig selbst (vgl. #2). Du arbeitest also sehr ineffizient. Und schlimmer noch, du gewöhnst dir an, zu einer neuen Aufgabe zu springen, sobald es kompliziert oder anstrengend wird. Die Folge: Statt deine Fähigkeiten zu entwickeln, entwickelst du dich zum Prokrastinierer. Weit besser und effizienter ist es da, wenn du eine Aufgabe nach der anderen abarbeitest.

#5: Befreie deinen Zeitplan von unnötigen Meetings

Eine Studie des Chat-Anbieters Slack zeigt: Bis zu 43 Prozent aller Meetings sind überflüssig und könnten problemlos gestrichen werden. Und eine Studie des Software-Anbieters Asana kommt zu dem Schluss, dass wir wöchentlich rund 3,6 Stunden mit unnötigen Meetings verschwenden. Bevor du also zu einem Meeting einlädst, solltest du prüfen, ob du das Anliegen nicht auch in einem kurzen Telefonat oder per Mail klären könntest. Ist ein Meeting unvermeidbar, achte darauf, dass es sich für dich und deine Gesprächspartner lohnt, indem ihr klare, umrissene Ziele formuliert – und setze einen klaren Endpunkt. So verhinderst du, dass der Termin ausufert.

Jede dieser Maßnahmen hilft dir dabei, mehr aus deinem Zeitbudget herauszuholen.

Und wenn du deine Produktivität lieber bei einem anderen Arbeitgeber ausleben möchtest? Dann wende dich an uns! Wir helfen dir gerne dabei, eine passende Position zu finden.

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