Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

THE HUNT IS OVER

Höhepunkt des Glücks ist es, wenn der Mensch bereit ist, das zu sein, was er ist.

Erasmus von Rotterdam

Prolog

Gut ist uns nicht gut genug. Unsere Kunden sind stets auf der Suche nach Exzellenz. Daher stellen wir höchste Ansprüche an unsere Kandidaten und empfehlen nur diejenigen, die uns ganz und gar überzeugen – mit ihrer außerordentlichen Leistungsfähigkeit und Zielstrebigkeit, als ausgewiesene Experten oder echte Führungspersönlichkeiten.

Diese Menschen haben das Potenzial, die Zukunft Ihres Unternehmens äußerst positiv zu beeinflussen. 

Hier präsentieren wir Ihnen eine ausgewählte Persönlichkeit:

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Profil ID:
603000635
Geburtsjahr:
1974
Verfügbarkeit:
nach Absprache

Das zeichnet unsere Persönlichkeiten aus

Unsere Kandidatin verfügt über fundierte Berufserfahrung als Projektleiterin und Assistentin der Geschäftsleitung sowie vielfältige und sehr gute Fachkenntnisse, die sie stets sicher und gekonnt in der Praxis einsetzt. Sie identifiziert sich in vorbildlicher Weise mit der übernommenen Verantwortung und realisiert energisch und sehr beharrlich die in Eigeninitiative gesetzten wie auch die vereinbarten Ziele. Sie hat einen sicheren Blick für das Wichtige und Wesentliche und arbeitet planvoll, methodisch und sehr gründlich. Als Projektleiterin beweist sie stets Führungsstärke, Innovationsfreude und großes Organisationstalent.

Schule / Ausbildung / Studium

09/1993 – 06/1996: Ausbildung zur Arzthelferin in einer Poliklinik und an einer Berufsschule, Abschluss: Arzthelferin (jetzt medizinische Fachangestellte)

04/2002 – 09/2007: Lehramtstudium an der Humboldt-Universität Berlin, o. Abschluss
Studium Geschichte/Grundschulpädagogik

Kenntnisse

EDV:SAP
Sprachen:Deutsch – Muttersprache
Englisch
Weitere:07/2010 – 11/2010: Englischkurs, Wall Street Institute

Führerschein Klasse 3

Berufserfahrung

05/ 2020 – heute: Projektleiterin Multimedia, Immobilienunternehmen
– Ansprechpartner für Dienstleister und Fachbereiche
– Vertragsmanagement
– Stammdatenpflege und -verwaltung
– Projektmanagement bei Neubau und Modernisierungsvorhaben (Angebotseinholung und -bewertung, anlegen der Projekte im SAP, Abstimmung mit den Dienstleistern und den Fachbereichen)
– Transaktionsgeschäft
– Budgetüberwachung
– Rechnungskontrolle und kontieren von Rechnungen

07/2019 – 04/2020: Assistentin der Geschäftsleitung, Immobilienunternehmen
– Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen, operativen und administrativen Tätigkeiten
– Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Terminen, das Buchen von Rechnungen, Organisation von Terminen, Reisen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Besprechungsunterlagen, Abrechnung von Reisekosten und Spesen)
– Entlastung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und bei allen weiteren anfallenden Aufgaben
– Übernahme von Sonderprojekten

07/2018 – 06/2019: Teamassistentin, Immobilienunternehmen
– Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, allgemeine Korrespondenz, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von
Ausgangsrechnungen, Termin- und Reiseorganisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Auslagenabrechnung)
– Entlastung der Mitarbeiter des Infrastrukturellen Facility Managements (IFM) im Tagesgeschäft
– Transaktionsgeschäft
– Vertragsmanagement (Anlage und Archivierung der Verträge, Vertragsergänzungen)
– Sonderprojekte

04/2017 – 05/2018: Mitarbeiterin im Vertriebsinnendienst und Vertragsmanagement, Immobilienunternehmen
– Ansprechpartner für Kunden, Dienstleister und Mietinteressenten
– Unterstützung im Vermarktungs- und Vermietungsprozess
– Bearbeitung von Kündigungen
– Erstellung von Mietverträgen
– Post- und Rechnungsbearbeitung
– Dokumentenarchivierung
– Vor-und Nachbereitung von Meetings
– Kontrolle der Vermietungsunterlagen

08/2014 – 03/2017: Vertriebsassistentin, Spezialist für Stadtmöblierung und Außenwerbung
– Assistenz des Verkaufsleiters und des Verkaufsteams
– Büromanagement
– Terminmanagement
– Postbearbeitung
– Datenbankpflege
– Materialbestellung
– Telefon- und Besuchermanagement
– Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
– Dienstreisemanagement
– Veranstaltungsorganisation
– Ausarbeitung von Präsentationen
– Erstellung von Mailings

01/2011 – 07/2014: Projektcontrolling, Unternehmensberater
– Assistenz der Geschäftsleitung
– Büromanagement
– Projektassistenz
– Abrufen der Mittel bei den Fördermittelgebern
– Neukundenakquise
– Messeakquise
– Postbearbeitung
– Personalmanagement
– Materialbestellung
– Reisebuchungen
– Internetrecherchen,
– Telefonzentrale,
– Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings,
– Organisation von Veranstaltungen
– Ausbildung der Auszubildenden
– Datenbankpflege

01/2010 – 06/2010: Zentrumsleitung, Augenarztpraxis
– Leitung und Organisation der Augenarztpraxis mit angeschlossenem OP-Bereich

07/2008 – 12/2019: Study-Recruiter, Forschungsinstitut
– Rekrutierung geeigneter Studienteilnehmer für Arzneimittelstudien
– Organisation der Studie (Einbestellung der Probanden, Terminierung und Organisation der Aufklärungsveranstaltung, Koordinierung mit den Projektmanagern und der stationären Abteilung)

07/2007 – 01/2008: Bezirksleiterin, Kosmetikunternehmen
– Akquise neuer Beraterinnen
– Betreuung des bestehenden Beraterinnenstandes
– Organisation und Durchführung von Meetings und Schulungen

09/2002 – 11/2006: Sachbearbeiterin, Medizinisches Institut
– Erfassung von Patientenstammdaten und Laborparametern

07/2000 – 04/2002: Sachbearbeiterin, Unternehmen tätig im Bereich Immobilienverwertung
– Kundenhotline
– Einarbeitung neuer Mitarbeiter
– Telefoncoaching
– Postbearbeitung der verschiedenen Versicherungsgesellschaften

04/2000 – 06/2000: Leitung des Call-Centers, Personaldienstleiter, Einsatz bei einem Event-Luftfahrtunternehmen
– Erstellung der Einsatzpläne
– Einarbeitung der Mitarbeiter
– Kundenhotline (Flugbuchung, Kundenanfragen, Postbearbeitung)

02/2000 – 04/2000: Call-Center-Agent, Personaldienstleiter, Einsatz bei einem Telekommunikationsanbieter
– Kundenhotline (Rechnungsanfragen, Vertragsumstellung, Kundenanfragen)

03/1999 – 12/1999: Sachbearbeiterin, Sanitätshaus
– Erstellung von Kostenvoranschlägen und Lieferscheinen
– Vorbereitende Buchführung und verschiedene Sekretariatsaufgaben

03/1998 – 12/1998: Dozentin, Berufsakademie
– Ausbildung der Seminarteilnehmer in Praxisorganisation
– Praxisbuchführung
– Abrechnungswesen
– Hygiene

01/1997 – 02/1998: Jugendbetreuer, Begegnungszentrum

Every morning in Africa, a gazelle wakes up, it knows it must outrun the fastest lion or it will be killed. Every morning in Africa, a lion wakes up. It knows it must run faster than the slowest gazelle, or it will starve. It doesn't matter whether you're the lion or a gazelle ‒ when the sun comes up, you'd better be running.

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